עבודה חדשה, ניהול הרכש, ממה מתחילים? נכנסת לתפקיד ניהול הרכש, בין אם זה עם כפיפים ובין אם לא, איך מתחילים, מה חשוב, תרשו לנו לתת לכם כמה טיפים.
מאת: גיל צפוני
הגעת למקום חדש, ברכות, אתה מבין שמצופה ממך לשלוט בתפקיד מהיום הראשון וזה שהתחלת היום לעבוד לא ממש רלוונטי ומעניין אף אחד.
איך ניגשים לזה?
המלצה חמה ראשונה קבל מהמנהל החדש שלך את המשימות שהוא רואה כדחופות, אתה נדרש להבין מי נגד מי ומה נדרש לטפל לפי סדרי העדיפויות שתקבל, תמיד זכור שכנראה שהביאו אותך על מנת לטפל גם בדברים שהפריעו להנהלה ועל זה אתה תימדד.
תמיד תזכור שהמשימה הראשונה שלך והחשובה ביותר היא שהשוטף לא יפגע, המתן עם הרעיונות שלך שבועיים שלושה אולי אפילו קצת יותר, עליך להבין כי החברה חייבת לעבוד קודם כל מהשוטף, מהמתוכנן, ולא להיכנס להרפתקאות על חשבון היצור הסדיר.
לפני שאתה מתחיל להזיז הרים בקש ולמד את הנהלים הקיימים בחברה, נקודת הבסיס שלך היא שיש נוהל טכני וזרימתי לגבי מקרים רבים, מצאת נוהל בחן האם עובדים לפיו והשווה חריגים.
ברר מי הלקוחות שלך, לכל אחד יש לקוחות שהוא צריך לשרת, מנהל היצור, הלקוח או אחר, זמן פגישה פעמיים בשבוע לימי שני וחמישי, 30 דקות, TOP5, שם יש את המשימות "ההיסטריות" שיש לטפל בהן, הזמנות דחופות, מעקב צמוד שלך, זה ימקד אותך בבעיות הדחופות.
המייל מפוצץ במשימות שאין לך מושג מה הן, מי הספקים ומה היה עד עכשיו, עבור על תכתובת והזמן לפגישת עדכון את הרלוונטיים, הקצה עד 15 דקות לפגישה שבסופה יש TO DO LIST עם זמנים משימות ותוצרים וחשוב ביותר באחריות מי. שוטף דוחות הזמנות חשבוניות חריגים, מכאן תפקידך לבצע בקרה וביצוע.
הפק דוח גיול מלאי, בחן מלאי איטי, מלאי מת, בחן ביחד עם ההנדסה האם מקט"ים איטיים או מתים יכולים להיכנס לעצי המוצר על מנת להוריד את המלאי, במידה ולא היפטר מהם, מלאי עודף עולה כסף והרבה ( ביטוח, אחסנה, מיסים ועוד).
הוצא רשימת ספקים, בחן על פי ניתוח פרטו פשוט מי הם הספקים המרכזיים שלך, הוצא דוחות וראה מגמות קניה מספקים ומגוון פריטים, קבע פגישות היכרות.
למד את הספק והכן ישיבת מו"מ איתו, עבוד בצורה מסודרת, ברר בהיסטוריה, שאל את הרלוונטיים ( איכות, יצור…) לגבי כל פרט שנדרש, זכור הכנת המו"מ היא קריטית להצלחתו, קבע ישיבה מסודרת ונהג לפי כללי הטקס.
טפל במשאב האנושי שלך, עובדים טובים הם הצוות שלך במלחמות היומיומיות, השקע בטיפוח ההון האנושי, שב איתם , שאל לחוות דעתם, התייעץ איתם איך ניתן לפתור ומה הבעיות שהם יודעים עליהם, בקש לכל בעיה פתרון מומלץ שלהם, והכי חשוב , אל תיקח קרדיט ממי שמגיע לו, זה ישתלם לך בעתיד, אנשים ישתפו אתך פעולה.
זכור כי הדרך לא פחות חשובה מהתוצאה.
בקיצור שב תהנה , יש לך את התפקיד הטוב ביותר בעולם אבל אל תשכח שהוא זמני, מודדים אותך בכל רגע נתון ולא יתביישו להחליף אותך במקצוען טוב יותר, לכן אתגר את עצמך על בסיס יעדי החברה
רוצה להצליח? הירשם למחזור הקרוב של קורס רכש בכיר.
המאמר נכתב על ידי גיל צפוני – מנכ"ל ארגון מנהלי רכש ולוגיסטיקה בישראל (מלכ"ר 1962)
0522723462
[email protected]